יש לך שאלה?
בקרוב יתקבל פטור

לדבר בשפת העתיד


ניהול תכניות עבודה אסטרטגיות מקושרות תקציב הנה משימה מורכבת. פיילוט מוצלח שביצע המרכז הפיננסי כלכלי לרשויות ברחובות בשותפות עם איגוד הגזברים ומשכ״ל, הוליד את תוכנת Monday המשודרגת המאפשרת ניהול רוחבי חדשני, ששומר על המידע בתוך הרשות

אחד האתגרים המשמעותיים עבור הרשויות המקומיות הוא מציאת הדרך היעילה, המדידה והמדויקת ביותר לניהול תוכניות עבודה אסטרטגיות מקושרות תקציב. קשה להאמין, אבל עד היום, רשויות רבות מנהלות את תוכניות העבודה שלהן באמצעות תוכנת אקסל הישנה והמוכרת. ישנן רשויות שכלל לא מנהלות תכניות עבודה בצורה מסודרת. עובדי רשויות מוצאים את עצמם אובדי עצות, מול הרצון לבנות תכניות מסוג זה: איך מתחילים? מהו הכלי הנכון? מהם הפרמטרים שיש להשתמש בהם?                                                                                                                                          גזברית עיריית כרמיאל, ענת-חנה לנקסנר, נתקלה מקרוב בקושי זה, כצורך מקצועי שעלה מן השטח: ״בקבוצת ווטסאפ של גזברים מ-258  רשויות שאלו למי יש תוכנית עבודה״, היא מספרת, ״שלחתי את תוכנית העבודה של עיריית כרמיאל ונדהמתי לגלות שתוך יום, הגיעו כ-60-70 פניות מגזברים, אשר ביקשו ללמוד את התוכנית. הבנו שיש פה צורך אמתי מהשטח, ויחד עם יאירה דונסקוי, מנהלת המרכז הפיננסי כלכלי לרשויות המקומיות ורו”ח אריה ברדוגו הרמנו את הכפפה וגיבשנו קורס ראשוני במסגרתו רוכז הידע הנרחב בתחום ניהול תוכניות עבודה אסטרטגיות, בשילוב סדנה לבניית תוכנית מקיפה, עם הצגת תוצרים. מאז שנת ,2021 במהלכה יצא לדרך הקורס הראשון של ניהול תוכניות עבודה אסטרטגיות מקושרות תקציב, במרכז הפיננסי כלכלי לרשויות ברחובות, אנו נמצאים בפתחו של קורס רביעי, כשעוד ועוד רשויות  מצטרפות למהלך. בימים אלו אנו נמצאים בתהליכים על סיכום מודל עסקי עם חברת אחידים, מוזלים משמעותית, לכלל הרשויות. לנקסנר: ״בשורה נוספת הנה גיבוש מתווה לפיו יינתנו מחירים מוזלים לרשויות במדד סוציואקונומי בדירוג נמוך מ.5- הבנו שמדובר בשינוי תפיסה עמוק ומעבר לחשיבת מאקרו מתקדמת. משתתפי הסדנה למדו את הכול מאפס, גם במטרה ליישר קו בין הרשויות, כולל בניית לוחות זמנים, גאנטים, דשבורדים. יחד עם זאת, התגבשה הבנה שנדרש גם כלי דיגיטלי נגיש וברור, שעמו ניתן יהיה לעבוד באופן שוטף״. ״כבודה של אקסל במקומה מונח. הגיע הזמן שהרשויות המקומיות יעברו לשלב הבא״, מוסיפה דונסקוי: ״מדובר בעידן חדש. בקרוב ייכנס דור חדש לרשויות המקומיות ואין סיכוי שהוא יעבוד עם אקסל. נדרשת מערכת ממוחשבת שעוקבת בצורה רוחבית ומסודרת אחרי מגוון הפעולות שמתבצעות ברשות המקומית, כך שהנתונים יהיו חשופים בפני מנהלים, דבר המשנה את תפיסת העבודה כולה״. בשלב זה משכ״ל נכנסה לתמונה. ״חיפשנו כלי דיגיטלי שייתן מענה לצרכים שענת ויאירה הציגו בפנינו״, מספר רם סידיס, מנכ״ל משכ״ל, ״לצורך העניין, בחנו סוגי מערכות ERP והבנו שאף אחת מהן לא מתאימה לצרכים. עלה הרעיון לקחת את תוכנת Monday, שמציפה ומשקפת תהליכים, ולהשתמש בה. כלומר, לא ללכת לחברות שכבר בנו מערכת עם תהליכים ותבניות אלא לקחת שלד של מערכת וליצוק לתוכו את התכנים הנדרשים, המותאמים ספציפית לצרכי הרשויות״. כמי ששימש בעברו מנכ”ל וגזבר, סידיס מעיד על החשיבות של כלי דיגיטלי מסוג זה: כל הרשויות נדרשות לאותם כללים ותהליכים, כך שיש ערך מוסף לעשייה משותפת. החלטנו לעשות פיילוט, ובמסגרתו בדקנו שהמערכת אכן עונה על הצרכים. זיהינו תאימות גבוהה בין הכלי לבין הצרכים. רשויות שהתחילו בקטן כבר אימצו את המערכת בכללותה״. לשימוש בתוכנת Monday יש יתרונות ארוכי טווח, שמאפשרים עבודה יעילה על פי תוכנית סדורה וברורה. ״ברגע שיש פרויקט מסוים שמתועד בתוך ה-Monday - אפשר לקבל עליו את כל המידע בכל רגע נתון״, מסבירה דונסקוי, שאלות כגון: ״האם נוצל כל התקציב? באיזה שלבי ביצוע הפרויקט נמצא? אלו חסמים עומדים בפניו? איזה מחלקות מעורבות? מעקב אחר ביצוע, מוביל לשיפור השירות ומביא, מטבע הדברים, להגדלת ההכנסות ולצמצום ההוצאות. הגזבר לא צריך לאחסן כל המידע ״בראש״. Monday על מחיר  רשות מקומית חייבת ללמוד לפעול כעס כלכלי מסודר ומובנה, שמקיים את עצמו, ולא להיות ׳נתמכת׳ של המדינה. יש פה שינוי עמוק של תרבות העבודה, כך שראש רשות לא ייאלץ לשלוף מידע מהמותן ויוכל, בלחיצת כפתור, לקבל את כל המידע הנחוץ לו, בכל רגע נתון״. ״יש פה חזון שמביט אל העתיד״, מוסיפה לנקסנר, ״הרעיון הוא שכל הרשויות ידברו בשפה אחידה, עם תוכנה בינלאומית, והן ינהלו אסטרטגית את הרשות. מה שנקרא, ״לעבור לליגה של הגדולים״. 

האם נתקלת בחסמים או בהתנגדויות מצד הרשויות לכלי החדש?

לנקסנר: ״פיטר דרוקר, אבי תורת הניהול המודרנית, אמר: ׳אם אתם לא יכולים למדוד את זה, אז לא תוכלו לנהל את זה׳. כלומר, כדי לנהל ארגון, צריך שתהיה היכולת למדוד אותו. כאן מדובר על ניהול תוכניות עבודה אסטרטגיות. לא מדובר על למדוד את העובד בכל רגע נתון, אלא על כלי ניהולי רוחבי. המטרה היא להוביל, לנהל ולתעדף קידום של תכניות עבודה אסטרטגיות. האקסל הוא טוב לתחשיבים חד פעמיים אבל הרעיון פה הוא לקבל תוכנה דינמית, נושמת, משתנה מרגע לרגע בהתאם לדרישה, שיוצרת שפה משותפת לכל אנשי המקצוע ברשויות״.

״אחת המחלות ברשות מקומית היא עזיבה של בעל תפקיד ועמו הולך הידע המקצועי״, מרחיב סידיס, ״אם מגיע גזבר חדש שלא מכיר את התהליכים ואת המערכת – הוא אבוד. השימוש בתוכנת Monday מאפשר להשאיר את הידע בתוך הארגון. זה קריטי במיוחד בעולם של תחלופת עובדים גבוהה ונאמנות נמוכה לארגון״. מה השלב הבא? סידיס: ״אנחנו לוקחים את זה צעד נוסף קדימה: ישבנו מול Monday ומול מטריקס והגדרנו איתם ביחד את חבילות הייעוץ לרשויות. הגענו לסיכום על חבילת רישיונות מוזלת – מה שאף רשות לא הייתה מקבלת בנפרד – ואנחנו יכולים להציע מחירים אטרקטיביים מאוד לרישיונות, במסגרת מכרז למערכות מחשוב שקיים אצלנו. כך, הרשות לא רק תקבל רישיון במחיר אטרקטיבי אלא גם בורדים רלוונטיים לעבודה״.

יכול לעניין אותך גם